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Fünf Regeln für das perfekte Arbeitszeugnis

Bisher galt: Zu jeder Berufsstation ein Arbeitszeugnis! So erwarteten es die Personalabteilungen in den Unternehmen von Bewerbern. Stimmt diese Regel noch in einer Zeit, in der Mitarbeiter immer öfter ihre Zeugnisse selbst verfassen und Vorgesetzte am Ende diesen Entwurf nur noch unterschreiben? Oder wenn Vorgesetzte sich in Zeugnis-Floskeln verlieren? Oder vorformulierte „Textbausteine“ verwenden, um die leidige Pflicht möglichst rasch hinter sich zu bringen? Und: Kritische Bemerkungen im Zeugnis werden ohnehin vermieden, selbst wenn sie angebracht wären, weil sich die Unternehmen so den Ärger mit klagenden Ex-Mitarbeitern ersparen.

Doch Zeugnisse haben – zumindest bei Bewerbungen in Deutschland - nach wie vor eine hohe Bedeutung. Als Mindestnutzen kann der Jobsuchende damit nachweisen, dass seine Angabe über eine Beschäftigung in seinem Lebenslauf den Tatsachen entspricht. Auch die laut eigenen Angaben im CV genannten Tätigkeiten und Verantwortungen sollten sich im Zeugnis wiederfinden und sind damit belegt.

Beides ist zunehmend von Bedeutung, vor allem in den Berufsfeldern Public Relations und Unternehmenskommunikation. Anders als bei Controllern, Ingenieuren oder Juristen lässt sich das fachliche Know-how und das persönliche Können kaum mit Zertifikaten oder Weiterbildungen belegen. Diesen Umstand nutzen nach Erkenntnissen der Personalberatung comtract einzelne, um ihre Bewerbungsschreiben phantasievoll anzureichern, ohne es dabei mit den Tatsachen allzu genau zu nehmen. Auch Online-Bewerbungsformulare verführen manchen geradezu, die eigenen Tätigkeiten um angebliche Erfahrungen zu erweitern, über die bestenfalls ein Kollege am Nachbar-Schreibtisch verfügte. Deshalb lautet die erste Regel für das Arbeitszeugnis:

Zu jeder Arbeitsstation gehört ein Zeugnis, in dem die wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten benannt sind.

 

Im Laufe einer langjährigen Tätigkeit für den selben Arbeitgeber können sich das Arbeitsgebiet, die Vorgesetzten oder die organisatorische Zuordnung ändern. Hier empfiehlt es sich, ein Zwischenzeugnis anzufordern. Wird dies versäumt, findet sich später unter Umständen niemand mehr, der dem wechselwilligen PR-Manager bescheinigen kann, was er in den Jahren zuvor verantwortet hat und welche Erfolge er dabei erzielte. Regel Zwei daher:

Bei relevanten Veränderungen der Aufgabe und bei Wechsel der Vorgesetzten stets ein Zwischenzeugnis anfordern!

 

Wie sieht nun ein Zeugnis aus, was ist „Pflicht“ und was „Kür“? Neben der Aufzählung der wichtigsten Aufgaben und Verantwortungs-Inhalte empfiehlt comtract, auch die konkreten Erfolge zu benennen. Also beispielsweise: „...baute belastbare Kontakte zu den für uns wichtigen Fachmedien auf.“ Noch besser, wenn dann der Erfolg konkret benannt wird, also in diesem Beispiel: „Er nutzte diese Journalistenkontakte erfolgreich, platzierte die Unternehmensbotschaften wirkungsvoll und positionierte unser Unternehmen als Technologieführer in den meinungsführenden Medien.“ 
Ob interne Kommunikation oder Pressearbeit, CSR oder Public Affairs, oder in Agenturen Pitches und beim Wettbewerb um neue Kundenetats: überall sind Erfolge im Sinne der Aufgabenstellung möglich, die zumindest bei den wesentlichen Tätigkeiten auch im Zeugnis benannt sein sollten. Daraus folgt Regel Drei:

Aufgaben und Erfolge benennen!

 

Im Anschluss an Tätigkeiten und Erfolge findet sich im Zeugnis die Bewertung. Es hat sich herumgesprochen, dass hier am meisten „Gestaltungsspielraum“ besteht, und oft auch genutzt wird. Leider nicht immer zum Wohle der Bewerteten. Jeder weiß, dass die Formulierung „...war stets bemüht!“ einer Schulnote Sechs entspricht. 

Aber wie ist es zu verstehen, wenn von „sehr genauem Arbeiten“ die Rede ist, von „Zeitvorgaben, die penibel eingehalten wurden“, oder von „hoher Kreativität bei der Entwicklung von Lösungen“? Steht dahinter vielleicht ein Mitarbeiter, der sehr langsam arbeitet, Termine nicht einhält und meist etwas anderes macht, was von ihm erwartet wurde?

Oder hat hier ein Kommunikationschef seinem Pressesprecher oder Referenten mit gutem Willen positive Eigenschaften bescheinigen wollen, ohne zu wissen, dass er einen Personaler damit vor diesem Mitarbeiter warnt? Und welcher Schlusssatz meint wirklich, was er vorgibt? Ist „Wir wünschen ihr für die Zukunft viel Erfolg!“ neutral, oder bedeutet das, man ist froh, die Mitarbeiterin endlich los zu sein? Mit dem Vor-Satz „Wir bedauern ihr Ausscheiden außerordentlich und wünschen...“, ist hingegen klar, was wirklich gemeint ist. Regel Vier lautet daher:

Bei Formulierungen zur Bewertung unbedingt professionelles Wording beachten!

 

Selbstverständlich wird ein Zeugnis wertvoller, wenn es nicht nur vom eigenen Vorgesetzten unterschrieben ist – mit dessen Funktion und Titelbezeichnung – sondern auch von einem Personalverantwortlichen. Wer direkt an die Geschäftsführung berichtet, kann vielleicht zusätzlich auch noch um ein paar persönliche Zeilen in Form eines „Dankschreibens“ auf persönlichem Briefpapier des Chefs bitten, im Idealfall mit dem Hinweis, den Mitarbeiter jederzeit empfehlen zu können. 

Solch ein Schreiben, in der Regel vom direkten Vorgesetzten formuliert, ist in vielen anderen Ländern üblich und wird als Referenz verstanden, die vom potentiellen neuen Arbeitgeber auch angesprochen werden darf. Vor allem in anglo-amerikanischen und internationalen Konzernen ersetzt das Referenzschreiben in der Regel das klassische Arbeitszeugnis. Deshalb formulieren wir als Regel Nummer Fünf:

Zeugnis möglichst mit Referenz verbinden!

 

Welche Möglichkeiten der beurteilte PR-Manager hat, das ihm ausgestellte Zeugnis korrigieren zu lassen, und welche Fristen es hier zu beachten gibt, lesen Sie in einem weiteren Beitrag auf PR Karriere Wissen.